企業の業務効率化や情報共有を進める上で欠かせない「グループウェア」。初めて導入を検討している方や、既存システムからの乗り換えを検討している担当者に向けて、この記事ではグループウェアの基本機能やメリット・デメリットを詳しく解説します。
また、具体的なおすすめ製品の比較、導入の流れ、注意点についてもわかりやすく紹介します。自社に最適なグループウェアを選ぶためのヒントを提供し、導入を成功させるためのノウハウをお届けしますので、参考にしてみてください。
目次
グループウェアとは？
グループウェアとは、企業や組織内での情報共有や業務効率化を目的としたITツールです。主に、スケジュール管理やタスク管理、ファイル共有、設備予約などの機能が搭載されており、チームメンバー間のコミュニケーションを活性化し、業務の進捗管理をスムーズに行えます。また、クラウド型やオンプレミス型といった導入形態があるため、組織のニーズや状況に応じた選択が可能です。
特にリモートワークや分散勤務が一般化した現代では、リアルタイムでの情報共有や業務の可視化が必要とされています。こうした背景から、グループウェアの導入は、組織の課題解決に向けた効果的な手段として注目されています。
グループウェアの主な機能
グループウェアは、業務効率化と情報共有を目的とした多機能ツールです。以下に主な機能を紹介します。
- コミュニケーション機能
チャット、Webメール、掲示板を活用することで、情報を迅速に共有し、リアルタイムなやり取りを実現します。 - 情報共有機能
ファイル共有や議事録作成、レポート機能を通じて、組織内でのデータ共有を効率化し、情報の一元管理を可能にします。 - 業務管理機能
スケジュール管理、タスク管理、ワークフロー機能を提供することで、作業の進捗状況を可視化し、業務プロセスを円滑に進めます。
これらの機能を活用することで、従業員間のコミュニケーションが活性化され、業務の最適化と生産性の向上が期待できます。
グループウェア導入のメリット
グループウェアの導入により、業務効率化や情報共有の向上など、さまざまなメリットが得られます。具体的には、チーム全体のコミュニケーション改善や時間・コスト削減に貢献するツールです。
情報共有が効率化する
グループウェアのファイル共有や掲示板機能を活用することで、社内情報を簡単に共有できます。部署やチームごとに情報の範囲を指定して発信することで、従業員間の認識を迅速に統一することが可能です。また、リアルタイムで情報を更新できるため、紙やメールによる周知に比べて時間のロスを大幅に削減できます。
さらに、文書管理機能を活用することで、資料の保管や検索が簡単になり、必要なファイルにすぐアクセス可能です。この仕組みにより業務の効率化が進み、日々の作業負担が軽減されます。
コミュニケーションが活性化する
グループウェアには、チャットや掲示板、社内SNSなどの機能が搭載されており、円滑なコミュニケーションが可能です。これにより、部署を越えた情報共有や意見交換が容易となり、業務の遅延やミスの削減が期待できます。
さらに、従来のメールや電話と比較して、やり取りが迅速に行えるだけでなく、気軽に相談したりアイデアを共有したりする機会が増えます。この仕組みは、組織内の連携を強化し、働きやすい環境の構築にも貢献します。
業務フローが一元化される
グループウェアのワークフロー機能を導入することで、申請や承認作業をシステム上で一元管理できます。従来の紙やメールを利用したやり取りでは時間がかかりがちな承認手続きも、グループウェアを活用することで大幅に迅速化が可能です。
さらに、業務の進捗状況が可視化されるため、どのプロセスで処理が止まっているのかを一目で把握できます。この仕組みにより、業務の属人化を防ぎ、組織全体の効率化を促進するという大きな利点があります。
リモートワークに対応できる
クラウド型のグループウェアを導入することで、場所や時間を問わず業務が可能になります。外出先や自宅からでも必要な情報やタスクにアクセスできるため、リモートワークや分散型勤務の環境におすすめです。
特に、スケジュール管理やビジネスチャット、Web会議機能を活用すれば、物理的な距離を超えてチーム全体の連携を維持できます。これにより、業務を円滑に進めることができ、働き方の柔軟性も向上します。
時間とコストの削減が期待できる
グループウェアを導入することで、紙の書類や手作業が削減され、業務にかかる時間とコストを大幅に削減できます。ペーパーレス化により、印刷費や保管スペースの削減が実現し、資料配布の手間も解消されます。
また、設備予約やスケジュール管理機能を活用することで、会議室や備品のダブルブッキングを防ぎ、リソースの最適化が可能です。これらの機能は、効率的な業務運営と無駄の削減に貢献する大きなメリットといえます。
セキュリティが強化される
グループウェアには、アクセス制限やデータ暗号化機能が搭載されており、情報漏洩や不正アクセスの防止に役立ちます。管理者は権限設定を通じて機密情報へのアクセスを限定でき、安全な情報管理が可能です。
さらに、クラウド型のグループウェアでは、ベンダーによる定期的なセキュリティアップデートが実施されるため、常に最新のセキュリティ対策が適用されます。これにより、組織の情報保護がより確実なものとなります。
グループウェア導入のデメリット
グループウェアは業務効率化に有効ですが、導入にはコストや手間がかかる場合があります。デメリットを理解し、運用上の課題に対応することが重要です。
初期導入にコストがかかる
グループウェアを導入する際には、初期費用や運用コストが発生します。特にオンプレミス型の場合、サーバーの購入費や保守費用が必要となり、中小企業にとっては大きな負担となるでしょう。一方、クラウド型の場合でも月額料金がかかり、利用ユーザー数が増えるほど費用が高くなる傾向があります。
そのため、必要な機能を事前に精査し、自社にとってのコスト対効果を慎重に検討することが重要です。これにより、無駄な費用を抑えつつ、最適な選択が可能になります。
操作に慣れるまで時間がかかる
新しいグループウェアを導入すると、従業員が操作方法に慣れるまで一定の時間が必要です。特にITリテラシーが低い従業員にとっては、新しいシステムの操作が負担となり、業務効率が一時的に低下する可能性があります。
この課題を解決するには、導入前に研修を実施し、操作マニュアルを整備することが重要です。また、導入後もサポート体制を構築し、従業員が安心して新しいシステムを活用できる環境を整えることで、スムーズな移行を実現できます。
導入後の運用・管理に手間がかかる
グループウェアは導入後の運用や管理にも一定の手間が発生します。オンプレミス型の場合、サーバーの保守やセキュリティ対策が必要となり、これに伴う人的リソースの確保が求められます。一方、クラウド型であっても、管理者によるユーザー設定やアクセス制限の管理が必要です。
また、機能追加やシステムアップデートに対応するための運用リソースも確保しなければならず、結果としてIT部門への負担が増えるケースもあります。そのため、導入前に運用体制を明確にし、適切なサポートを受けられる仕組みを整えることが重要です。
すべての社員に適応させるのが難しい
グループウェアは便利なツールですが、すべての社員がスムーズに適応するとは限りません。従来のやり方に慣れている社員が新しいシステムの利用に抵抗感を持つ場合や、導入後も一部の機能しか活用されないケースが少なくありません。
このような課題を防ぐためには、導入初期からトップダウンでの推進が重要です。経営層や管理職が率先して利用を促すことで、全体的な意識向上が期待できます。また、利用ルールを徹底し、社員がシステムの利便性を実感できるよう、小さな成功体験を積み重ねながら徐々に活用を促進することが効果的です。
他システムとの連携が制限される場合がある
グループウェアは単独で導入されることが一般的ですが、既存システムとの連携が制限される場合があります。例えば、CRMや会計システムとのデータ連携がスムーズに行えず、結果として二重入力が発生する可能性があります。
このような問題を解決するには、導入前に他システムとの連携可否を十分に確認することが重要です。また、APIやプラグインなど、連携機能を備えたグループウェアを選定することで、業務プロセスの一貫性を確保し、効率化を図ることができます。
グループウェアを比較する際のポイント
グループウェアを導入する際には、自社のニーズに合った製品を選ぶことが重要です。ここでは、比較検討する際のポイントについて解説します。
自社に必要な機能が揃っているかを確認する
グループウェアには「メール」「スケジュール管理」「ファイル共有」「チャット」など、多彩な機能が搭載されていますが、すべての機能が必要というわけではありません。導入前に自社の業務フローをしっかりと洗い出し、欠かせない機能をリストアップすることが重要です。
例えば、プロジェクト管理を重視する場合は「タスク管理」や「ワークフロー機能」が充実した製品が適しています。一方、リモートワークが中心の場合は「ビデオ会議機能」や「クラウドストレージ」が強化されているものを選ぶと効果的です。このように必要な機能を絞り込むことで、無駄を省き、コストを抑えながら導入の効果を最大化できます。
コストパフォーマンスを評価する
グループウェアの費用は、大きく分けて初期費用と運用コストに分類されます。クラウド型は初期費用が比較的低く、月額費用が中心となる一方、オンプレミス型ではサーバー購入費や保守コストが発生します。
費用対効果を検討する際には、単に導入費用や運用コストの金額だけでなく、業務効率化やコスト削減といった導入後のメリットを総合的に評価することが重要です。また、お試し期間が設定されている場合は、無料で実際の効果を確認してから導入を決めることをおすすめします。このような段階的な検証を通じて、自社に最適な選択が可能となります。
導入のしやすさと運用の負担をチェックする
グループウェアの導入時にかかる手間や時間は、選ぶ製品によって大きく異なります。直感的に操作できるシステムや、サポート体制が充実しているものを選ぶことで、運用開始後の負担を大幅に軽減できます。
また、社内での浸透速度も重要なポイントです。操作が複雑なシステムを選ぶと、社員教育に多くの時間を費やす必要があり、場合によっては効率化が進まず逆効果になることもあります。そのため、サポート体制の有無やマニュアルの充実度も事前にしっかりと確認し、社員がスムーズに利用を開始できる製品を選定することが重要となります。
操作性や使いやすさを重視する
グループウェアは日常的に使用するツールであるため、操作性や使いやすさも重要です。画面が見やすく、目的の機能に簡単にアクセスできるかどうかを確認しましょう。また、実際に使う社員が負担を感じずに利用できることがポイントです。
操作が煩雑な製品は社員に定着しづらく、導入の効果を十分に発揮できない場合があります。そのため、無料トライアルやデモ版を活用し、現場の意見を取り入れながら検討することが重要です。このようなプロセスを経て、自社に最適なグループウェアを選ぶことが可能になります。
他のシステムとの連携が可能かを確認する
現在使用しているシステムとの連携が可能かどうかも、グループウェア選定において重要な要素です。例えば、勤怠管理システムやCRMツールと連携できる場合、データの二重入力を避けられます。その結果、作業効率の向上が期待できます。
また、API対応や外部ツールとの柔軟な連携が可能な製品を選ぶことで、既存の業務システムとスムーズに統合できるでしょう。これにより、業務全体の効率化が実現しやすくなります。このような製品を導入すれば、運用の利便性が向上し、従業員の負担を軽減する効果も得られるでしょう。
モバイル対応状況を確認する
リモートワークが普及する中で、スマホやタブレットからのアクセスが可能であることは欠かせない要素です。専用アプリの有無や、ブラウザ経由での操作性が快適であるかを事前に確認することが重要です。
特に、外出先でのスケジュール確認やチャット機能を頻繁に利用する企業にとって、モバイル対応は製品選定の重要な判断基準となります。モバイル環境でもスムーズに操作できるグループウェアを選ぶことで、時間や場所を問わず業務を効率的に進めることができます。
セキュリティ対策が十分かを確認する
グループウェアには機密情報や業務データが集約されるため、セキュリティ対策が不十分な場合、大きなリスクを伴います。そのため、導入に際しては次のポイントを確認することが重要です。
- データの暗号化：情報漏洩を防ぐため、通信や保存データが暗号化されているかをチェックしましょう。
- 二段階認証：不正アクセスを防ぐために、二段階認証のオプションがあるか確認します。
- アクセス権限管理：利用者ごとにアクセス権限を細かく設定できる機能があるかを確認します。
特にクラウド型の場合は、サービス提供者のセキュリティ体制が非常に重要です。データセンターの安全性や定期的なセキュリティ更新の有無を確認し、信頼性の高い製品を選びましょう。
会社規模や業界に合った製品を選ぶ
企業の規模や業界によって、グループウェアに求められる機能や運用方法は大きく異なります。中小企業では、コストを抑えつつ操作がシンプルな製品が適しており、導入や運用の負担を軽減することが重要です。一方、大企業の場合は、多機能でありながら部門や職位ごとに細かく権限を管理できる製品が求められます。
また、業界に特化した機能を備えた製品を選ぶことも効果的です。例えば、製造業では生産管理との連携機能、教育業界では生徒や保護者との情報共有機能など、業務に直結する特徴を持つ製品を活用することで、さらなる効果を得られるでしょう。
グループウェアのおすすめ製品20選
グループウェアは、企業の情報共有や業務効率化に欠かせないツールです。ここでは、多様なニーズに対応する20のおすすめ製品を厳選しました。各ツールの特徴や強み、用途、価格プランをわかりやすく表にまとめています。自社に最適なツール選びの参考にしてください。
| ツール名 | 特徴 | 強み／用途 | 価格プラン |
|---|---|---|---|
| Garoon | 国産グループウェアで多機能な情報共有機能を提供 | 大規模組織向け、シームレスなシステム連携 | 月額900円/ユーザー |
| desknet’s NEO | ノーコード対応で多機能な業務アプリ作成ツールを搭載 | 幅広い業種、業務改善を効率化 | 月額600円/ユーザー |
| J-MOTTOグループウェア | コスパ抜群、desknet’s NEOをベースとしたサービス | 中小企業向け、手軽に導入可能 | 月額165円/ユーザー |
| GroupSession | 無料で利用可能なオープンソース型グループウェア | 小規模から中規模組織向け、基本機能を網羅 | 無料版あり、クラウド版は月額300円～ |
| NotePM | 社内ナレッジの一元管理を実現 | ナレッジ共有、FAQ作成、ドキュメント管理 | 月額4,800円（8ユーザーまで） |
| WaWaOffice | シンプルで使いやすい中小企業向けクラウドサービス | コミュニケーション向上、手軽に運用開始可能 | 月額400円〜 |
| NI Collabo 360 | コミュニケーション機能を統合したオールインワングループウェア | 多拠点対応、業務の効率化 | 要問い合わせ |
| HotBiz8 | シンプル操作で使いやすい中小企業向けグループウェア | タスク管理、情報共有 | 要問い合わせ |
| GRIDYグループウェア | 無料で利用可能な中小企業向けのグループウェア | 手軽に導入、スケジュール管理 | 無料 |
| mitoco | Microsoft 365やGoogle Workspaceとの連携が強み | チーム連携、リモートワーク対応 | 月額800円〜 |
| kintone | ノーコードでアプリ作成可能なクラウド型プラットフォーム | データ管理、業務効率化 | 月額1,000円/ユーザー |
| クロジカスケジュール管理 | 簡単操作でスケジュール管理を効率化 | 小規模チーム向け、シンプルなタスク管理 | 無料 |
| Knowledge Suite | 営業支援機能と統合した多機能グループウェア | CRM機能、営業活動の効率化 | 月額55,000円〜 |
| R-Group | 中小企業向けに特化した柔軟性の高いグループウェア | チーム連携、ファイル共有 | 無料 |
| enclo | セキュリティに重点を置いたクラウド型グループウェア | 情報共有、業務効率化 | お問い合わせ |
| CELF | ノーコードで業務アプリを作成可能 | 業務プロセスのデジタル化 | 月額1,800円〜 |
| SharePoint | Microsoft製品との連携が特徴的な情報共有プラットフォーム | ドキュメント管理、チームサイト構築 | 月額899円〜 |
| LINE WORKS | LINEの使い慣れたUIを活用したビジネス向けツール | チャット、スケジュール管理 | 無料〜 |
| シラサギ | オープンソースで無料の高機能グループウェア | 自由度の高いカスタマイズ | 無料 |
| Rakumo | Google Workspaceとのシームレスな連携 | 経費精算、タスク管理 | お問い合わせ |
Garoon
出典：https://garoon.cybozu.co.jp/
Garoonは、サイボウズが提供する国産のグループウェアで、企業規模や業種を問わず幅広く利用されています。スケジュール管理や掲示板、ポータルなど、情報共有に必要な機能をワンパッケージで提供しているのが特徴です。さらに、4言語対応によりグローバルでの利用も可能です。
また、システム連携が容易である点が特長で、kintoneやMicrosoft 365との統合により、既存の業務環境にスムーズに適応できます。UIはシンプルで、ITが苦手なユーザーにも使いやすい設計となっており、豊富な導入事例により教育コストや運用工数の削減が期待できるでしょう。
さらに、厳格な安全基準を満たすデータセンター運用により、堅牢なセキュリティと安心のサポートを提供しています。クラウド版は1ユーザー月額900円から利用でき、コストパフォーマンスに優れた選択肢として注目されています。企業の規模を問わず、導入効果を最大化できる魅力的な製品です。
参考：Garoon
desknet’s NEO
desknet’s NEOは、ノーコードツールを活用して情報共有と業務改善を促進する国産のグループウェアです。スケジュール管理や文書管理、ポータルなど、企業活動に必要な基本機能が豊富に備わっています。特に「AppSuite」を使った業務アプリ作成機能が特徴で、紙やExcelベースの業務プロセスを簡単にデジタル化できる点が優れています。非IT部門でも効率化を実現できるため、多くの現場で活用されているツールです。
クラウド版とオンプレミス版の両方に対応しており、政府機関や自治体、金融業界など幅広い業種で導入が進んでいます。さらに、24時間365日のサポート体制に加え、無料相談会やアプリ作成代行といった活用支援が提供されるため、導入後も安心して利用できるでしょう。
料金は1ユーザー月額600円からとコストパフォーマンスにも優れており、柔軟なノーコード機能と充実したサポート体制を兼ね備えています。業務効率化と情報共有の最適解を求める企業にとって、魅力的な選択肢となるでしょう。
J-MOTTOグループウェア
出典：https://www.j-motto.co.jp/00000000/service/groupware/
J-MOTTOグループウェアは、desknet’s NEOをベースにしたリーズナブルなグループウェアサービスです。1人あたり月額165円（税込）から利用可能で、スケジュール管理、掲示板、ワークフローなど、26種類の基本機能を備えています。
また、Web給与明細やWeb勤怠管理、ファイル共有サービスなど、多彩なオプションサービスを提供しており、企業の多様なニーズに対応可能です。中小企業を中心に約4,000社、14万ユーザーの豊富な導入実績を持ち、通話料無料のサポート体制や無料セミナーを通じて、導入前後の安心をサポートしています。
さらに、最大3か月間の無料お試し期間が用意されており、コストを抑えつつスムーズに導入を進められる点が評価されています。特にコストパフォーマンスを重視しながら、必要十分な機能を利用したい企業にとって、最適な選択肢といえるでしょう。
GroupSession
GroupSessionは、無料で利用可能なグループウェアからクラウド版やエンタープライズ版まで、多様なプランを提供する国産グループウェアです。スケジュール管理、掲示板、ワークフロー、チャット機能など、企業の業務に役立つ基本機能を搭載しており、直感的に使えるUIが特徴です。
無料版では費用をかけずに導入を始められるため、特に小規模な企業や初めてグループウェアを導入する場合に適しています。一方で、クラウド版「byCloud」や大規模向けの「エンタープライズ版ZION」は、より高度なセキュリティや専用の運用環境が必要な企業に最適です。
さらに、ペーパーレス化を推進する稟議書のデジタル化機能や施設管理機能を備えており、業務効率化にも貢献します。モバイル対応により、外出先でもスムーズな情報共有が可能です。
無料版から始めて、業務の成長やニーズに応じて上位プランに切り替えられる柔軟性も大きな魅力で、企業の規模や課題に合わせた利用が可能です。
参考：GroupSession
NotePM
NotePMは、社内マニュアルやナレッジの一元管理を目的としたナレッジマネジメントツールです。使いやすい高機能エディタと豊富なテンプレートを備えており、マニュアルやFAQの作成を簡単に行えるため、情報共有の効率化を強力にサポートします。
特に、全文検索機能が充実しており、Word、Excel、PDFなどのファイル内も検索できるため、必要な情報を即座に見つけられるのが大きな特徴です。また、利用状況を分析するレポート機能や、高度なアクセス制限機能を搭載しており、セキュリティを確保しつつ、情報活用を最適化できます。
銀行や大学など、さまざまな業界で導入実績があり、信頼性の高さも評価されています。さらに、30日間の無料トライアルを通じて、気軽に機能を試せる点も魅力です。利用プランは8人まで月額4,800円（税込）からとなっており、企業規模やニーズに応じて柔軟に選択できます。ナレッジ管理を効率化したい企業にとって、効果的な選択肢といえるでしょう。
参考：NotePM
WaWaOffice
WaWaOfficeは、業務効率化を目的としたクラウド型グループウェアで、シンプルな操作性と高い機能性を兼ね備えています。スケジュール管理、掲示板、ファイル共有、ワークフロー機能など、企業内での情報共有に必要な基本機能が充実しており、直感的なUIにより誰でも簡単に利用可能です。
さらに、オプション機能として、営業日報（SFA）、データベース機能、タイムカード機能なども利用でき、業務全体を一元管理することが可能です。導入実績は1,500社以上を誇り、継続率は94％と非常に高い顧客満足度を維持しています。
また、24時間365日の有人監視による堅牢なセキュリティ体制と充実した導入支援サポートを提供しているため、初めてグループウェアを導入する企業にもおすすめです。直感的な使いやすさと豊富な機能により、業務効率化と情報共有を強力にサポートする選択肢といえます。
参考：WaWaOffice
NI Collabo 360
NI Collabo 360は、オールインワン型の国産グループウェアです。スケジュール管理、メール、文書共有、ワークフローなど、企業活動に必要な業務機能を網羅しています。クラウド版とオンプレミス版の両方に対応しており、企業規模や業種を問わず柔軟に導入できるのが特徴です。
コミュニケーションツールとして、チャット、ビデオ会議、社内SNSが統合されているため、リモートワーク環境の整備にも効果的です。また、モバイルアプリに対応しているため、外出先でもスムーズに業務を遂行できる利便性があります。
セキュリティ面も充実しており、データ保護と管理機能が備わっているため、安心して利用できます。多機能でありながらコストパフォーマンスにも優れており、幅広い企業に採用されているシステムです。日常業務からリモートワークまで、多様なニーズに応えるグループウェアとして注目されています。
HotBiz8
HotBiz8は、企業の業務効率化を目的としたクラウド型グループウェアです。スケジュール管理やプロジェクト管理、掲示板、ワークフロー機能を備え、小規模から中規模の企業に適したコストパフォーマンスの高さが特長です。また、誰でも使いやすいシンプルな操作性も大きな魅力となっています。
さらに、モバイル端末にも対応しており、外出先からでも情報共有やタスク管理が可能です。これにより、柔軟な働き方をサポートします。セキュリティ面も充実しており、データ保護やアクセス制限機能が整備されているため、安心して利用できる設計です。
導入サポート体制も整っており、初めてグループウェアを導入する企業でもスムーズに利用を開始できます。業務全体の効率化を目指す中小企業にとって、HotBiz8は信頼性の高い選択肢といえるでしょう。
参考：HotBiz8
GRIDYグループウェア
出典：https://www.bluetec.co.jp/knowledgesuite/free/
GRIDYグループウェアは、中小企業向けに設計された無料で利用可能なクラウド型グループウェアです。スケジュール管理、掲示板、タスク管理、ワークフロー機能など、基本的な業務支援ツールを幅広く提供し、導入コストを抑えながらスピーディーに運用を開始できる点が特徴です。
直感的な操作性を備えており、モバイル端末からの利用にも対応しているため、外出先でも情報共有やタスク管理が容易に行えます。さらに、アクセス制限やデータバックアップ機能が充実しており、無料ながらセキュリティ面でも安心して利用できる設計となっています。
このように、コストを抑えつつ基本的な機能をしっかり活用できるため、小規模組織や予算に限りがある企業にとって、手軽で実用的な導入選択肢としておすすめです。
参考：GRIDYグループウェア
mitoco
mitocoは、株式会社ソフトクリエイトが提供するクラウド型グループウェアです。スケジュール管理や掲示板、チャット、ファイル共有など、多彩な機能を備え、現代の働き方に対応しています。特に、Microsoft 365やGoogle Workspaceとの連携が強みで、既存の業務ツールを活用しながら効率的な業務運用を実現するでしょう。
直感的な操作性に加え、モバイル対応も充実しているため、リモートワークや多拠点での業務もスムーズに行えます。さらに、ユーザーごとの権限設定やセキュリティ対策も整備されており、安心して利用できる設計が魅力です。
クラウド型であることから導入のハードルが低く、初期費用を抑えながら短期間で運用を開始できる点が、多くの企業に支持されています。既存ツールとの連携を活かしつつ、多様な働き方に対応した柔軟な業務環境を構築したい企業にとって、ぴったりな選択肢といえるでしょう。
参考：mitoco
kintone
出典：https://kintone.cybozu.co.jp/
kintoneは、サイボウズが提供する業務アプリ作成と情報共有を統合したクラウド型プラットフォームです。ユーザーはノーコードでアプリをカスタマイズして作成でき、データベースとして活用することで、業務に合わせた柔軟な運用が可能です。スケジュール管理、プロジェクト管理、タスク管理など、多機能な業務支援ツールを備えており、チーム全体の業務効率を大幅に向上させます。
GaroonやMicrosoft 365との連携も可能で、既存の業務環境を強化する形で導入できます。モバイルアプリにも対応しているため、外出先でもリアルタイムで情報の更新や確認ができる利便性が大きな魅力です。
セキュリティ面でも、柔軟なアクセス権限設定やデータ保護機能を備えており、安心して利用できます。1ユーザー月額1,000円から利用可能で、幅広い企業に採用されており、業務効率化と情報共有を一体化した柔軟なソリューションを求める企業にとってぴったりな選択肢です。
参考：kintone
クロジカスケジュール管理
出典：https://kurojica.com/schedule/
クロジカスケジュール管理は、シンプルで直感的な操作性を備えたスケジュール管理ツールです。チームメンバーの予定やタスクを可視化することで、効率的なスケジュール調整を支援します。クラウドベースのサービスであるため、PCやスマートフォンからどこでもアクセスでき、外出先でも予定の確認や変更が可能です。
通知機能が充実しており、重要な予定のリマインダーやスケジュール変更の共有がスムーズに行える点が特徴です。また、シンプルでわかりやすい操作画面を採用しており、初めて利用するユーザーでも手軽に使いこなせます。
導入コストが低いため、小規模チームやスタートアップ企業に特に適したツールとして注目されています。必要な機能をシンプルにまとめた設計で、効率的かつ手軽にスケジュール管理を行いたい企業におすすめです。
参考：クロジカスケジュール管理
Knowledge Suite
出典：https://www.bluetec.co.jp/knowledgesuite/
Knowledge Suiteは、情報共有と営業支援を統合したクラウド型グループウェアで、スケジュール管理、顧客管理（CRM）、営業日報、タスク管理など、企業の多様な業務ニーズに応える幅広い機能を提供します。特に中小企業向けに設計されており、シンプルな操作性とリーズナブルな価格設定が大きな特徴です。
統合型ダッシュボードを活用することで、業務全体の進捗をリアルタイムで把握でき、迅速かつ的確な意思決定を支援します。また、データ分析機能が充実しているため、営業活動の効率化や成果の向上を目指す企業におすすめのツールです。
モバイル対応により、外出先からも簡単にアクセスでき、柔軟な働き方をサポートします。さらに、導入後のサポート体制も手厚いため、クラウドサービスを初めて利用する企業でも安心して運用を開始できます。情報共有と営業支援を一体化した効率的な業務運営を目指す企業にとって、信頼性の高い選択肢といえるでしょう。
R-Group
R-Groupは、企業のコミュニケーションと業務効率化を支援するクラウド型グループウェアです。スケジュール管理、タスク管理、掲示板、ファイル共有といった基本機能を備えており、業務の一元化を実現します。
直感的でわかりやすい操作性が特徴で、ITスキルが高くないユーザーでもスムーズに利用できる設計となっています。さらに、クラウド型の特性を活かし、初期コストを抑えつつ迅速に導入できる点も魅力です。
また、モバイル対応が充実しているため、どこからでもアクセスできます。この特性により、リモートワークや外出先での業務にもおすすめのツールといえるでしょう。セキュリティ面でも、アクセス権限の詳細設定やデータ暗号化機能を標準搭載しており、安心して利用できます。
中小企業から大企業まで、幅広い規模の組織に対応可能な柔軟性を備えています。業務効率化と情報共有を効果的に進めたい企業にとって、信頼できる選択肢といえるでしょう。
参考：R-Group
enclo
出典：https://www.enclo.biz/enclo/
encloは、クラウド型のグループウェアで、スケジュール管理、ファイル共有、チャット、ワークフロー機能など、業務効率化をサポートする基本機能を幅広く提供しています。特に、使いやすさとセキュリティに重点を置いて設計されており、初めてグループウェアを導入する企業でもスムーズに活用できる点が大きな特徴です。
また、柔軟なカスタマイズ機能を備えており、企業ごとの業務ニーズに合わせた設定が可能です。モバイル対応も充実しているため、外出先やリモートワークでも快適に利用でき、働き方の多様化に対応しています。
さらに、導入後のサポート体制が手厚く、トラブル発生時の迅速な対応や運用に関するアドバイスを受けられるため、安心して利用できるサービスです。効率的な業務運営と柔軟な働き方を実現したい企業にとって、信頼性の高い選択肢といえます。
参考：enclo
CELF
CELFは、ノーコードで業務アプリケーションを作成できるクラウド型ツールです。スプレッドシート感覚の操作性を提供しており、ITの専門知識がなくても簡単に業務効率化を図るアプリを作成できる点が特徴です。データの可視化や集計、共有を一元管理できるため、既存の業務プロセスを迅速にデジタル化できます。
また、他のシステムやデータベースと連携できる柔軟性と拡張性を備えており、さまざまな業務環境に対応します。さらに、モバイル対応やクラウド型運用によりリモートワーク環境でも利用可能で、場所を問わず業務を進められる利便性も魅力といえるでしょう。
中小企業から大企業まで幅広い業種で導入実績があり、手軽にデジタル化を進めつつ、コストパフォーマンスにも優れたツールとして注目されています。業務プロセスの迅速な改善や効率化を目指す企業にとって、ぴったりな選択肢の一つといえます。
参考：CELF
出典：https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/sharepoint/collaboration
SharePointは、Microsoftが提供するエンタープライズ向けの情報共有プラットフォームで、ドキュメント管理、チームサイト構築、ワークフロー自動化など、多機能かつカスタマイズ性の高いツールです。特に、Microsoft 365との統合が強力で、TeamsやOutlookとの連携により、業務全体の効率化を実現します。
ユーザーはWebブラウザを通じて簡単にアクセスできるため、リモートワーク環境でも円滑に情報を共有し、コラボレーションを進めることが可能です。また、高度なセキュリティ機能を備えており、機密情報の保護やアクセス権限の詳細な管理が可能で、企業の安全性を確保します。
中小企業から大企業まで、幅広い規模の組織で導入されており、クラウド版とオンプレミス版のどちらも選択できる柔軟性が魅力です。特に、既存のMicrosoft環境を活かして情報共有や業務効率化を進めたい企業にとって、SharePointはぴったりなプラットフォームといえます。
参考：SharePoint
LINE WORKS
LINE WORKSは、ビジネス向けに特化したLINEアプリの機能を拡張したクラウド型コミュニケーションツールです。LINEと同じ使い慣れたインターフェースを採用しており、チャット、通話、カレンダー、タスク管理、アンケート機能などを提供します。これにより、業務での情報共有やチーム連携を効率化できます。
特に、業務用途向けにセキュリティ対策や管理機能が強化されているため、安心して利用できる点が大きな特徴です。スマートフォン、PC、タブレットからアクセスできるため、場所を問わず迅速にコミュニケーションを行うことが可能です。
また、外部の取引先や顧客とも簡単にやり取りができるため、幅広いビジネスシーンで活用されています。導入が容易で、使いやすい操作性により、中小企業から大企業まで幅広く採用されています。LINEと同様の感覚で利用できるため、特別な教育コストがかからず、スムーズに業務ツールとして定着させることが可能です。
参考：LINE WORKS
シラサギ
シラサギは、オープンソースとして提供される国産のグループウェアで、スケジュール管理、掲示板、ワークフロー、ドキュメント管理など、基本的な業務支援機能を無料で利用できる点が特徴です。特に柔軟なカスタマイズ性を備えており、自社の業務プロセスに合わせた最適な環境を構築することが可能です。
オープンソースでありながら、高いセキュリティ機能や拡張性を持ち、企業の規模や業種を問わず、幅広い企業や自治体で導入されています。また、マルチデバイス対応により、どこからでもアクセス可能で、リモートワーク環境にも対応しています。
さらに、コミュニティのサポートが活発で、ユーザー同士の情報共有や問題解決が行いやすい点も魅力です。オープンソースならではの自由度とコストパフォーマンスの高さを活かして、独自の業務環境を構築したい企業や団体におすすめの選択肢といえるでしょう。
参考：シラサギ
rakumo
rakumoは、Google Workspaceとの連携を強みとするクラウド型グループウェアで、スケジュール管理、ワークフロー、経費精算、タスク管理、名刺管理など、業務効率化を支援する多機能を備えています。特にGoogleカレンダーやGoogleドライブとシームレスに連携できるため、既存のGoogle環境を最大限に活用できる点が大きな魅力です。
使いやすさを追求したインターフェースが特徴で、スマートフォンやタブレットからのアクセスにも対応しているため、リモートワークや外出先での業務にもおすすめです。また、導入から運用までの手厚いサポート体制が整っており、初めてクラウドサービスを利用する企業でも安心して利用を開始できます。
コストパフォーマンスの高さと、業務に合わせた柔軟な対応力により、多くの企業に採用されています。
参考：rakumo
グループウェア導入の流れ
グループウェアを導入するには、現状の課題把握から製品選定、運用開始後のフォローまでの計画的な手順が必要です。段階を踏むことで効果的な導入が実現します。ここからは、グループウェア導入の流れを解説します。
現状の課題を洗い出す
グループウェア導入を成功させるための第一歩は、現状の業務課題や改善点を洗い出すことです。社員へのヒアリングや業務フローの確認を行い、情報共有の遅れやタスク管理の非効率など、具体的な問題点を明らかにしていきましょう。
よく挙がる課題としては、以下のようなものがあります。
- 情報が一元化されていない
- 承認フローが見えにくい
これらの課題は、それぞれの優先度を整理することで、解決の順序を明確にできます。課題の整理が進むと、導入するグループウェアに求められる機能や適切な運用ルールを策定するための土台が整うため、しっかりと整理することが大切です。
必要な機能をリストアップする
業務課題を解決するために必要な機能を、具体的にリストアップします。例えば、以下のような機能が挙げられます。
- スケジュール管理：チーム全体の予定を一元管理し、効率的に調整可能
- タスク管理：個人やチームの進捗状況を可視化し、優先順位を明確化
- チャット機能：リアルタイムでのコミュニケーションを促進し、情報共有を迅速化
- ワークフロー機能：承認プロセスを効率化し、業務の透明性を向上
これらは一例ですが、業務課題に応じて必要な機能を具体的かつ優先度順に整理することが重要です。
また、機能要件を明確にすることで、不要な機能を含む製品を選択肢から除外でき、コストの最適化が可能になります。さらに、将来的な拡張性やカスタマイズの可否も確認することで、企業の成長や業務の変化に柔軟に対応できる製品を選ぶ基準となります。
製品を比較・検討する
複数のグループウェア製品を比較し、自社に最適なものを選定するには、以下の項目を基準に評価を行います。
- 機能性：必要な機能（スケジュール管理、タスク管理、チャット、ワークフロー機能など）が揃っているかを確認
- 操作性：ユーザーインターフェースが使いやすく、社員が直感的に操作できるかを評価
- 費用：初期費用、月額費用、追加ユーザー料金などを考慮し、予算に見合った製品を選ぶ
- セキュリティ：データの暗号化、アクセス権限の管理、二段階認証などが備わっているかを確認
- サポート体制：導入前後のサポートが充実しているか、トラブル時に迅速に対応してもらえるかを評価
さらに、クラウド型とオンプレミス型のどちらが適しているかも検討します。
- クラウド型：初期コストが低く、リモートワークや多拠点展開に適している
- オンプレミス型：セキュリティやカスタマイズ性を重視する場合に有効
無料トライアルやデモを活用することも重要です。実際の操作感や現場での使いやすさを確認し、社員のフィードバックを反映することで、導入後のミスマッチを防ぐことができます。
複数の製品を比較することで、機能面やサポート体制の違いが明確になり、自社にとって最適な選択が可能となります。
無料トライアルやデモを実施する
製品選定の精度を高めるためには、無料トライアルやデモの実施も効果的です。これにより、以下のようなポイントを確認できます。
- 実際の操作感：製品のインターフェースが直感的で使いやすいかを検証
- 機能の使いやすさ：必要な機能が期待どおりに動作するか、現場での業務に適合するかを確認
- 運用イメージの具体化：実際に業務で使用する場面を想定し、導入後のフローを可視化
この段階で現場のフィードバックを集めることが重要です。実際に使用する社員の意見を取り入れることで、運用時の課題を事前に洗い出し、導入後のミスマッチを防ぐことができます。
さらに、複数のツールを比較することで、以下が明確になります。
- 各ツールの機能的な強みや欠点
- サポート体制の違い
- 操作性やカスタマイズ性の優劣
現場の声を反映しながら評価を進めることで、導入後の定着率が高く、自社の業務課題に合った最適な製品を選定できます。
導入プランを策定する
製品選定後は、導入プランの策定を行います。計画的な導入を進めるために、以下のポイントを押さえましょう。
1. 導入スケジュールの設定
- 導入開始から本格運用開始までのスケジュールを具体的に決めます。
- 各段階のマイルストーンを設定し、進捗を管理できる体制を整えます。
2. 責任者と担当者の決定
- 導入プロジェクトを推進する責任者を選定し、各部門での担当者を決めます。
- 役割分担を明確にすることで、スムーズな導入を実現します。
3. 試験運用の範囲を設定
- 初期導入は少人数の部署やチームから開始し、効果や課題を確認します。
- 試験運用の結果を基に必要な調整を行い、全社展開に向けた準備を進めます。
4. 必要なリソースや予算の確保
- システムの導入費用、運用コスト、人材リソースを見積もり、確保します。
- 必要に応じてIT部門や外部ベンダーの支援を検討します。
5. 業務フローの見直しと運用ルールの整備
- グループウェア導入に伴い、業務フローを最適化します。
- 例えば、スケジュールの入力ルールや承認プロセスの変更など、新しい運用ルールを明確にします。
初期導入を少人数の部署から開始することで、現場での課題や運用上の問題点を早期に把握できます。これにより、全社展開時のトラブルを最小限に抑え、効果的な導入を実現することが可能です。
社内への周知と教育を行う
導入後の効果を最大化するには、社内への周知と教育を徹底することが重要です。以下のステップを通じて、社員の理解を深め、スムーズな定着を目指しましょう。
1. 新システムの目的とメリットを明確に説明
- 新しいグループウェアを導入する理由や期待される効果を具体的に伝えます。
- 例: 「情報共有を迅速化」「承認プロセスの効率化」「リモートワークの推進」など、社員が恩恵を実感できるようなポイントを強調します。
2. 基本的な操作方法の説明
- 全社向けの説明会や部門単位のミニセミナーを開催し、実際の画面を見せながら操作方法を説明します。
- 必要に応じて動画やオンラインセミナーを活用し、繰り返し確認できる教材を提供します。
3. 操作マニュアルとトレーニングプログラムの用意
- 初心者でもわかりやすい操作マニュアルを用意します。
- 実務に即したトレーニングプログラムを実施し、日常業務での活用方法を具体的に指導します。
4. サポート体制の整備
- 社内で相談できる担当者を明確にし、「困ったときに誰に相談すればよいか」を周知します。
- FAQを整備し、よくある質問やトラブル解決方法を共有します。
5. 社員の不安や抵抗感を軽減
- 「慣れない」「操作が難しい」といった不安を払拭するため、初期は丁寧なフォローを行います。
- 社員がシステムの利便性を実感できるよう、利用例や成功事例を共有します。
これらの取り組みにより、社員が新しいグループウェアを日常的に活用できるようになり、導入効果が最大限に発揮されます。継続的な教育とサポートが定着させるために重要です。
導入と設定を実施する
グループウェアを社内環境に導入し、必要な設定を行います。以下のポイントに基づいて、各部署の業務フローに適した最適な運用環境を構築しましょう。
・ユーザーアカウントとアクセス権限の設定
社員ごとにユーザーアカウントを作成し、業務内容や役職に応じたアクセス権限を設定します。これにより、機密情報の適切な管理と円滑な運用が可能になります。
・機能のカスタマイズ
各部署の業務フローに合わせて、必要な機能を優先的に設定します。例えば、承認フローの調整、通知設定の最適化、外部ツールとの連携を行います。
・テスト運用の実施
本格運用前にテスト期間を設け、実際の業務でグループウェアを使用してもらいます。現場でのフィードバックを基に、設定の微調整を行い、業務に合った環境を整えます。
・問題発生時の迅速な対応
導入段階で発生する設定ミスや操作上のトラブルには、専任のサポートチームや担当者が迅速に対応します。これにより、スムーズな導入を実現します。
これらのプロセスを通じて、グループウェアが業務にしっかりと定着し、円滑な運用を開始できる環境を整えます。
運用開始とフォローアップ
本格的な運用を開始した後は、定期的なフォローアップを行い、システムの運用状況を確認することが重要です。以下のステップで、グループウェアの定着とさらなる業務効率化を目指しましょう。
・課題や改善点の確認
社員からのフィードバックを収集し、システムの操作性や業務フローで発生している問題点を洗い出します。これにより、実際の運用での課題を明確にします。
・操作方法や業務フローの改善
収集したフィードバックを基に、操作方法や業務フローの改善策を実施します。例: 操作手順を簡略化、通知設定の最適化など。
・追加教育やサポートの提供
システムを使いこなせていない社員がいる場合、追加のトレーニングやワークショップを実施します。また、FAQの更新やヘルプデスクの強化など、サポート体制を整備します。
・継続的な運用改善
定期的に運用状況を評価し、新たな課題や改善の余地がないかを確認します。必要に応じて、機能の追加やカスタマイズを行い、業務ニーズに対応します。
これらの取り組みにより、グループウェアの定着を促進し、運用を安定化させるとともに、業務効率化の効果を最大化できます。継続的な改善を行うことで、システムが組織にとって欠かせないツールとなるでしょう。
グループウェアを導入する際の注意点
グループウェア導入時には、目的や運用方法を明確にし、計画的に進めることが重要です。ここからは、グループウェアを導入する際の注意点について解説します。
事前に自社のニーズを明確化する
グループウェア導入を成功させるには、まず自社の課題や必要な機能を明確にすることが重要です。例えば「情報共有が遅れている」「タスク管理が複雑化している」など、現状の問題をリストアップしましょう。
業務フローや課題を把握することで、導入後に必要な機能が明確になり、不要な機能を避けた効率的な製品選定が可能になります。課題に合った機能を選ぶことで、グループウェアの効果を最大限に引き出せます。
社内の合意形成を行う
グループウェア導入には、現場の社員から管理職までの合意形成が欠かせません。トップダウンで導入しても、社員が使いこなせなければ定着しないからです。
導入の目的や期待する効果を明確に伝え、説明会や意見交換の場を設けましょう。現場の意見を反映しながら進めることで、社員の理解と協力が得られやすくなり、導入後の運用もスムーズに進みます。
無料トライアルやデモを活用する
グループウェアの導入前には、無料トライアルやデモを活用して操作性や機能を確認することが重要です。トライアル期間中に、自社の業務フローに合っているか、現場の社員が問題なく操作できるかを検証しましょう。
複数の製品を比較することで、費用対効果や利便性の高い選択が可能になります。また、実際の操作感を確かめることで、導入後のミスマッチを最小限に抑えられます。
導入後の運用体制を整備する
グループウェアを導入しても、運用体制が整っていなければ十分に活用されません。導入前に、管理者の選定や運用ルールの策定を行い、運用体制を確立しましょう。
例えば、「スケジュール管理の入力を徹底する」「週1回レポート機能を活用する」などのルールを設けると効果的です。また、社員向けの研修やサポート体制を整えることで、運用の定着率を高められます。
グループウェアを活用して業務効率化を実現しよう
グループウェアは、業務効率化や情報共有を促進するための強力なツールです。本記事では、グループウェアの基本機能や導入メリット、具体的なおすすめ製品を紹介しました。また、導入時のポイントや注意点についても解説し、スムーズな運用を実現する方法を提案しています。
自社に最適なグループウェアを選び、課題解決や業務改善に役立ててください。初めて導入する場合でも、無料トライアルを活用し、社員教育を徹底することで、成功の可能性を高められます。
