来訪者の受付業務を効率化したい企業担当者の皆さま。受付システムは、業務負担の軽減、人件費の削減、セキュリティの強化など、さまざまなメリットをもたらすツールです。そこで今回は、受付システムの基本概要からメリット・デメリット、導入ポイント、おすすめ製品20選までを解説します。さらに、導入事例や費用相場、選び方のコツも紹介。自社に合ったシステムを導入し、業務効率化と顧客満足度向上を目指しましょう。
目次
受付システムとは？
受付システムは、従来の受付担当者による来客対応や取次業務を自動化・効率化する仕組みです。「無人受付システム」や「自動受付システム」とも呼ばれ、主にタブレット端末や専用端末を用いて運用されます。訪問者はタッチパネルで操作し、担当者に通知を送ったり、QRコードや受付番号を使用して入館管理を行うことが可能です。これにより、人件費の削減や業務効率の向上を実現します。通知方法は内線電話、メール、ビジネスチャットなど多岐にわたり、対面での対応が不要になる点も特徴です。さらに、会議室予約やセキュリティゲートとの連携といった機能拡張も可能で、非接触・非対面のニーズが高まる中、その導入が急速に進んでいます。
受付システムの主なメリット
受付システムの導入により、業務の効率化やコスト削減、セキュリティ強化が期待できます。また、フリーアドレスやテレワーク、多言語対応といった機能を備えており、企業のグローバル化や働き方改革を後押しします。さらに、従業員の負担を大幅に軽減できるだけでなく、顧客満足度の向上にもつながります。
受付業務の効率化
受付システムは、来訪者の受付手続きを自動化し、業務効率を大幅に向上させます。従来の対面対応では、担当者への内線呼び出しや取次業務に時間を要し、業務が中断する場合がありました。しかし、受付システムを導入することで、タッチパネルやQRコードを活用し、来訪者が自ら受付を完了できます。また、担当者へ直接通知が送られる仕組みにより、迅速な対応が可能です。さらに、クラウド管理機能により来訪履歴や入退室データをデジタルで記録・管理でき、担当者の負担軽減と情報の一元化が実現します。
コスト削減と省人化
受付システムを導入することで、受付業務にかかる人件費を削減し、省人化を実現できます。従来の有人受付では、専任の受付担当者や内線対応者が必要であり、固定電話の維持費や人件費が発生していました。しかし、受付システムの導入により、タブレット端末や専用機器を設置するだけで無人対応が可能となります。この結果、固定電話の維持費を削減できるうえ、取次業務の負担も大幅に軽減されるでしょう。また、一度の設備投資で長期間の運用が可能となるため、長期的に見てもコストパフォーマンスに優れています。
セキュリティ強化
受付システムは、企業のセキュリティ強化に寄与します。従来の受付業務では、来訪者の本人確認が十分に行われない場合があり、不審者の侵入リスクが懸念されていました。一方、受付システムでは、顔認証機能やQRコード認証を活用することで来訪者を正確に特定し、入退室の管理を徹底できます。さらに、来訪履歴をクラウド上に保存することで、訪問日時を明確に把握でき、緊急時にも迅速な対応が可能です。加えて、ゲートシステムや電子ロックと連携することで、不正侵入のリスクを最小限に抑えることができます。
フリーアドレスやテレワーク対応
受付システムは、フリーアドレスやテレワークといった新しい働き方への対応を支援します。従来の固定電話による受付対応では、担当者が特定のデスクにいない場合、迅速な連絡が難しいという課題がありました。一方、受付システムでは、担当者のスマホやPCに直接通知を送信できるため、場所を問わず来客対応が可能です。さらに、フリーアドレス化を進めるオフィスにおいては、受付を無人化することで、内線電話のコスト削減や配線工事の負担軽減にもつながります。これにより、柔軟な働き方を実現すると同時に、業務効率の向上も期待できます。
顧客満足度の向上
受付システムの導入は、顧客満足度の向上に寄与します。従来の対面受付では、来訪者が長時間待たされることや、案内が不明確で迷うことが課題となっていました。一方、受付システムを活用すれば、タッチパネルやQRコードを使用して簡単に受付を完了でき、待ち時間を大幅に短縮できます。さらに、担当者へ直接通知が送られるため、迅速な対応が可能です。また、システムで来訪者情報を管理することで、事前のアポイント確認や会議室予約がスムーズに進むため、業務全体の効率も向上します。これらの取り組みにより、企業全体の印象が向上し、顧客体験の改善が期待されます。
多言語対応でグローバル対応力を強化
多言語対応機能を備えた受付システムは、企業のグローバル対応力を向上させます。外国人訪問者が多い企業では、言語の壁により受付業務が円滑に進まない課題がありました。この受付システムは、日本語をはじめ、英語、中国語、韓国語など複数の言語に対応しており、訪問者は自分の言語を選んで手続きを進められます。これにより、言語のハードルが解消され、スムーズな来客対応が可能になるでしょう。さらに、外国人訪問者へのサービス向上にとどまらず、企業の国際的なイメージアップにもつながります。
受付システムのデメリット
受付システムには多くの利点がある一方、導入に伴うデメリットも存在します。初期費用やランニングコストが発生すること、システム障害時のリスク、個人情報管理の課題などが挙げられます。また、従来の対人受付を好む訪問者とのギャップや、小規模企業ではコストに見合わない場合があり、導入には検討が必要です。
初期費用や導入コストが発生する
受付システム導入の最大の課題は、初期費用やランニングコストにあります。タブレット型システムの場合でも、機器の購入費やネットワーク構築費用が必要です。さらに、ロボット型やAI搭載型のシステムでは、数十万円から数百万円の費用がかかるケースも少なくありません。また、運用時には月額費用が発生し、企業の規模や導入する機能に応じてコストが膨らむ可能性があります。これらの費用を抑えるためには、自社の業務に必要な機能を明確化し、無駄のないシステムを選ぶことが重要です。特に小規模企業の場合、初期費用の回収に時間がかかることがあるため、コスト対効果を十分に分析する必要があります。
導入と運用に一定の知識が必要
受付システムの導入には、一定のIT知識が必要です。システムの設定や運用開始時には、機器の設置、ネットワーク環境の整備、従業員情報の登録といった作業を行う必要があります。特にクラウド型システムでは、サーバーとの接続設定や外部ツールとの連携が発生する場合があり、専門的な対応が求められることもあります。また、運用開始後には、システムの更新やトラブル対応が発生する可能性があり、社内にIT担当者がいない企業では負担が大きくなる点が課題です。さらに、従業員への操作トレーニングも必要で、システムの使い方を浸透させるまでには時間と労力を要することがあります。これらの点は、導入時に十分な検討が必要な要素と言えるでしょう。
システム障害時のリスクがある
受付システムは機械やソフトウェアで動作するため、システム障害が発生すると業務に支障をきたす可能性があります。特にクラウド型システムでは、インターネット接続の切断や、サービス提供元のサーバーがダウンした場合に受付機能が完全に停止するリスクがあります。
また、システム障害時の対応が整備されていないと、来訪者が混乱し、企業イメージに悪影響を与える可能性もゼロではありません。このリスクを軽減するには、障害発生時の代替手段を準備し、サポート体制を確認することが必要です。加えて、システム提供会社の信頼性を事前に十分考慮することが重要です。
個人情報やセキュリティ管理の課題がある
受付システムは来訪者の個人情報や入退室記録を管理するため、情報漏洩のリスクを伴います。特に、システムが不正アクセスを受けた場合、企業の信頼性に深刻なダメージを与える可能性があるでしょう。また、クラウドでデータを管理する際にセキュリティ対策が不十分だと、外部からの侵入や不正利用の懸念が高まります。加えて、法令遵守や個人情報保護法への対応が必要となり、セキュリティポリシーの策定や定期的な監査が求められます。そのため、システム導入前には、セキュリティ対策が十分に講じられているかを確認し、信頼性の高いシステムを選定することが不可欠です。
従来の受付業務とのギャップがある
従来の受付業務を好む顧客にとって、無人の受付システムは冷たい印象を与える場合があります。特に、対面での丁寧な対応が求められる業種や、シニア層の多い企業では、システム操作に不慣れな顧客が戸惑う可能性があります。また、タブレット型のシステムでは、画面操作が難しい場合もあり、サポートスタッフの配置が必要となるケースもあるでしょう。このような課題を解消するためには、システム導入後も柔軟な対応を心掛け、顧客に対するフォローアップや操作案内を工夫することが重要です。
小規模企業や低頻度利用ではコストに見合わない場合がある
受付システムは、導入や運用に一定のコストがかかるため、小規模企業や受付業務が少ない企業では、費用対効果が得られにくい場合があります。特に、月間の来訪者が少ない企業では、システムの利用頻度が低くなり、投資したコストを回収するのが難しくなることが懸念されるでしょう。また、必要最小限の機能で十分な場合であっても、過剰な機能を備えた高額なシステムを選ぶと、不要なコストが発生する可能性があります。そのため、自社の来訪頻度や業務規模を正確に把握し、適切なシステムを選定することが無駄なコストを抑える鍵となります。
運用後のカスタマイズに制約がある場合がある
受付システムの中には、運用開始後のカスタマイズに制約があるものもあります。導入時には必要な機能が揃っていると判断しても、業務内容の変化や拠点拡大に伴い、新たな要件が発生することがあります。しかし、システムによっては追加機能の対応や柔軟なカスタマイズが難しく、結果として運用に支障をきたす可能性があるでしょう。また、カスタマイズを依頼する際には追加費用が発生することもあり、費用対効果が低下するリスクも懸念されます。そのため、導入前にシステムの拡張性や柔軟性を十分に確認し、将来的な運用変更に対応可能かどうかを見極めることが重要です。
受付システムの選び方と比較のポイント
受付システムを導入する際は、自社の運用規模や業務フローに合ったタイプを選ぶことが重要です。通知機能やセキュリティ機能の確認、既存ツールとの連携性や拡張性の有無も比較のポイントです。また、導入コストとランニングコストを考慮し、サポート体制が充実しているシステムを選ぶことで、運用時のリスクを最小限に抑えられます。
自社の運用規模や業務フローに合ったタイプを選ぶ
受付システムには、手軽に導入できるタブレット型から、大規模施設向けの専用端末型まで、さまざまな種類があります。自社の来訪者数や運用規模に応じて、最適なタイプを選ぶことが重要です。例えば、小規模オフィスには、コストが低く操作が簡単なタブレット型が適しています。一方で、大規模な企業や施設には、セキュリティゲートや入退室管理と連携可能な専用端末型が効果的です。さらに、業務フローに合った機能が搭載されているかどうかも確認する必要があります。予約管理機能やQRコード受付機能があれば、来訪者対応から事後の管理までの業務が効率化されます。自社の受付業務に適したシステムを選ぶことで、運用の効果を最大限に引き出すことが可能です。
必要な通知機能の有無を確認する
受付システムを選定する際は、通知機能の有無とその対応方法を確認することが重要です。来訪者が受付を済ませた後、担当者への通知が確実に行われる仕組みが整っているかをチェックしましょう。一般的な通知手段としては、ビジネスチャット（Slack、Microsoft Teamsなど）、メール、SMS、内線電話などが活用されています。また、複数の通知方法に対応しているシステムを選ぶことで、通知の見落としを防ぐことができます。例えば、「ラクネコ」や「RECEPTIONIST」などのシステムは、ビジネスチャットとの連携に加え、音声通知や専用アプリによる通知も可能です。運用スタイルに合った柔軟な通知機能を備えたシステムを選ぶことで、よりスムーズな運用が期待できます。
導入コストとランニングコストを比較する
受付システムを導入する際は、初期費用とランニングコストの両方を比較することが重要です。初期費用には、タブレット端末や専用機器の購入費用、ネットワーク構築費用が含まれます。一方、ランニングコストとしては、月額料金やオプション費用などの運用コストを事前に把握しておく必要があります。例えば、タブレット型のシステムは比較的低コストで導入可能ですが、大規模施設向けの専用端末型システムでは高額になる場合も少なくありません。また、システムのカスタマイズやサポート費用が別途発生する可能性があるため、総合的なコストの比較が欠かせません。自社の予算やニーズに合わせて、コストパフォーマンスの高いシステムを選定することが大切です。
セキュリティ機能の有無をチェックする
受付システムの導入において、セキュリティ機能の有無は重要な比較ポイントです。不審者の侵入を防ぐために、QRコード認証、顔認証、スマートロックとの連携などの機能が備わっているかを確認することが必要です。また、来訪履歴のデジタル管理や、クラウド上での安全なデータ保存が可能なシステムは、企業のセキュリティ対策に大いに役立ちます。特に、個人情報の取り扱いには細心の注意が求められ、システムが最新のセキュリティ規格に準拠しているかを事前に確認することが欠かせません。さらに、セキュリティゲートや監視カメラと連携するシステムを導入すれば、オフィスや施設全体の安全性をいっそう高めることができます。業務効率化だけでなく、セキュリティ対策を重視したシステム選定が不可欠です。
既存ツールやシステムとの連携性を確認する
受付システムを導入する際には、既存の業務ツールやシステムとの連携性を確認することが欠かせません。例えば、GoogleカレンダーやOutlookカレンダーと連携する機能があれば、来訪予定の自動管理が可能になり、担当者への通知も効率的に行えます。また、SlackやMicrosoft Teamsと連携することで、通知の一元化や迅速な情報共有を実現することも可能です。さらに、スマートロックや会議室予約システムと組み合わせることで、受付業務の自動化範囲を広げることができます。
これらの連携により、既存のツールを最大限に活用しつつ、業務フローに適した受付システムを選定することで、無駄のない効率的な運用が可能になります。導入にあたっては、自社のシステム環境を十分に確認し、スムーズな統合が実現できるシステムを選ぶことが重要です。
拡張性やカスタマイズ性を検討する
受付システムを導入する際は、導入後の業務環境の変化に対応できるよう、拡張性やカスタマイズ性を重視することが大切です。企業の成長や業務フローの変更に伴い、機能の追加や設定の変更が容易に行えるシステムが理想です。例えば、基本機能から導入を始め、必要に応じて顔認証やスマートロック連携などの高度な機能を後から追加できるシステムは、柔軟性に優れています。一方で、導入後にカスタマイズが難しいシステムでは、業務効率の低下や運用上の課題が生じる可能性があります。そのため、将来的な拡張性を考慮し、システムを慎重に選ぶことが重要です。現在の業務要件を満たすだけでなく、将来の変化にも対応できる受付システムを導入することで、長期的な運用の成功を実現できます。
サポート体制やトラブル対応の充実度を確認する
受付システムの運用においては、トラブル対応やサポート体制の充実が不可欠です。システム障害が発生した際に迅速な対応が可能なサポート体制が整備されているか、事前に確認することが重要です。特にクラウド型システムでは、インターネット接続の問題やサーバーダウンが発生するリスクがあるため、24時間対応のサポート窓口や障害時の代替手段が提供されているかを確認しましょう。また、導入時の設定サポートや操作トレーニングが充実しているシステムであれば、スムーズに運用を開始できます。サポート体制が万全なシステムを選ぶことで、万が一のトラブル時にも安心して運用を継続できます。導入前にサポート内容や提供条件を十分に確認し、信頼性の高いシステムを選定することが大切です。
受付システムのおすすめ製品20選
オフィスや施設の受付業務を効率化するために、近年では多機能な受付システムが数多く登場しています。ここでは、受付業務を無人化し、セキュリティ強化や業務効率化を実現するためのおすすめ受付システム20選を紹介します。それぞれの特徴や用途、価格プランを比較して、最適なシステム選びに役立ててください。
| ツール名 | 特徴 | 強み／用途 | 価格プラン |
|---|---|---|---|
| RECEPTIONIST | iPadを用いたクラウド型受付システム | 来客受付の大幅なコスト削減、会議室予約連携機能 | 月額課金制、無料トライアルあり |
| ラクネコ | QRコード受付と名刺撮影機能を備えた柔軟な受付システム | 基本料金内で全機能利用可能、スマートロック対応 | 月額5,000円〜 無料トライアルあり |
| Smart at reception | QRコードやTeams連携で非接触受付を実現 | ビデオ通話対応、スケジュール連携が強力 | 月額20,000円〜 |
| moreReception | QRコードやタッチレス受付、デザイン性の高い筐体 | 入退館履歴の管理機能、3年無料サポート | 要問い合わせ |
| MOT受付システム | クラウド電話「MOT/TEL」との連携で効率化 | 勤怠管理も兼ねた一体型運用 | 初期費用29,800円〜 月額7,080円〜 |
| VisitView | 多言語対応、ICカードやQRコードでのスムーズな入退館管理 | 大規模施設や官公庁向け、多拠点運用対応 | 要問い合わせ |
| workhub Reception | QRコード受付やスマートロック連携機能 | カレンダーとの連携、低コストで導入可能 | 月額3,000円〜 |
| コンコンコール | 電話回線やLANを利用した多機能な受付システム | 高いカスタマイズ性とセキュリティ機能 | 要問い合わせ |
| Face Touch | 顔写真から担当者を探す直感的な操作 | プロフィール表示で商談を円滑化 | 要問い合わせ |
| iPad受付システムらいきゃくん | iPadを活用した低コストで簡単導入可能な受付システム | 操作性のシンプルさ、初月無料キャンペーン実施 | 月額3,300円〜 |
| GuestCool | 会議室予約や来訪者案内を一元管理 | 多機能統合管理、大企業に多数導入 | 月額410円〜 |
| AIさくらさん | AIチャットや音声認識を活用した次世代型受付システム | 多言語対応、柔軟なカスタマイズ性 | 要問い合わせ |
| おくだけレセプション | タブレットで完結する簡易受付システム | 設置が簡単、月額固定でコスト負担が少ない | 月額11,000円＋初期費用198,000円 |
| iPult | アナログ内線対応のシンプルな受付システム | バイリンガル対応、デジタルサイネージ機能 | 要問い合わせ |
| Colorkrew Biz | QRコードによる無人受付、名もなき仕事™を減らす多機能ツール | 会議室予約や社内決済機能 | 月額40,000円〜 |
| commubo | QRコードやスマートロックで完全無人化対応 | デザイン性と操作性、低コスト導入が可能 | 要問い合わせ |
| Acall | 会議室予約や入退室管理を効率化 | オフィス環境のDX推進、柔軟な連携機能 | 要問い合わせ |
| ReClip | QRコード受付とセキュリティゲート連携 | 複数拠点管理対応、柔軟なカスタマイズ性 | 無料 |
| WowDesk | クラウド型で簡単設置 | 初期費用を抑えた効率的な運用 | 要問い合わせ |
| ChoiceRESERVE | 予約管理と受付業務を一元化 | スケジュール連携機能、複数拠点対応 | 月額22,000円〜 |
RECEPTIONIST
RECEPTIONISTは、iPad1台で来客受付を自動化できるクラウド型受付システムです。オフィスやシェアオフィスなど、多様な環境での利用に対応しており、従来の受付業務に比べて85%ものコスト削減を実現します。QRコードを活用した簡単な受付機能や、入退館記録のクラウド保存により、効率的かつセキュアな運用が可能です。
また、固定電話を撤廃したい企業や、セキュリティゲートとの連携を求める環境にも適しています。特筆すべき点として、会議室予約システム「予約ルームズ」との連携機能により、会議室の空予約や無断延長を防止できる仕組みが備わっています。
導入のハードルが低く、無料トライアルが可能で、月額課金制のため初期費用が不要です。これにより、リスクを最小限に抑えながら、効率的でスマートな受付環境を構築できます。
参考：RECEPTIONIST
ラクネコ
ラクネコは、利用人数に応じた柔軟な料金プランと、豊富な機能を基本料金内で利用できるシンプルな受付システムです。主な機能として、来訪者のQRコードを利用したスムーズな受付や、名刺撮影、手書き入力が選択可能な柔軟な情報登録機能があります。
また、担当者へのチャット、メール、SMSでの通知にも対応しており、迅速な連絡が可能です。さらに、入館証シールの発行やスマートロックとの連携により、完全無人受付を実現します。カレンダーとの自動連携機能を活用することで、アポイントの設定が効率化され、社員や訪問者の負担を軽減します。
加えて、無料トライアルが可能で、初期費用をかけずにシステムを試用できる点も大きな魅力です。導入事例としてアディダス ジャパンやキャロウェイゴルフなどがあり、幅広い業界で高い信頼を得ています。
参考：ラクネコ
Smart at reception
出典：https://smartat.jp/reception/
Smart at receptionは、大企業向けの実績を豊富に持つクラウド型iPad受付システムです。事前に発行されたQRコードをかざすだけで、迅速かつ非接触の受付を行えます。通知方法は電話、メール、チャットツールなどから選べるため、フリーアドレスやテレワーク環境にも対応可能です。
このシステムは、Microsoft Teamsとのビデオ通話連携や入館証の自動発行、来訪履歴のクラウド管理機能を搭載しています。これにより、効率的かつセキュアな運用を実現します。さらに、セキュリティゲートやスケジュール管理ソフトとの連携機能が強化されており、大規模施設の入退館管理にも最適です。
料金プランは複数用意されており、月額費用が異なるため、中小企業から大企業まで幅広く対応します。無料トライアル期間を利用することで、システムの実用性を確認したうえで導入を検討できる点も魅力的です。
moreReception
出典：https://www.fsi.co.jp/solution/morereception/
moreReceptionは、来訪者の入退館履歴管理と効率的な受付業務を支援する受付システムです。QRコード受付や入館カードの発行、タッチレス受付機能を備えており、スピーディでシンプルな受付体験を提供します。豊富な筐体ラインナップが用意されており、卓上型や自立型など、設置スペースに応じた最適な選択が可能です。
さらに、内線通話、メール、チャットツールを活用した来訪通知機能を搭載しており、迅速な対応をサポートします。導入企業として、日本メックスやテュフ ラインランド ジャパンなどの実績があり、高い評価を得ています。
3年間の無料サポートが付属しているため、初めて導入する企業でも安心して利用を開始できる点が大きな魅力です。
MOT受付システム
出典：https://www.mot-net.com/reception/
MOT受付システムは、クラウド電話「MOT/TEL」と連携したタブレット型受付システムです。来訪者がタブレットを通じて担当者を直接呼び出せるため、取次業務が不要となり、効率的な受付運用を実現します。
また、勤怠管理機能との連携により、受付業務と出退勤の記録を一台で切り替えられる点が大きな特徴です。さらに、訪問記録のクラウド保存や施設予約システムとの連携を通じて、入退館管理の効率化をサポートします。
特に、外出先やテレワーク中の社員にも通知が届く機能は高く評価され、多様な働き方に対応可能です。利用人数20名の場合、月額費用7,080円＋初期費用29,800円から利用できるため、コストパフォーマンスの高さも大きな魅力です。
参考：MOT受付システム
VisitView
VisitViewは、入退館をスムーズに管理できる来訪者受付システムです。ICカードやQRコードを活用し、迅速かつ正確な入館処理を実現します。来訪者の事前予約や入館通知、退館処理までを一貫して管理できるため、受付業務の効率化に加え、セキュリティの強化にも貢献するでしょう。
また、多言語対応や複数オフィス対応機能を備えており、官公庁や大規模施設でも活用されています。Microsoft 365やGoogleカレンダーとの連携によりスケジュール管理がより便利になり、施設予約機能との連動も可能です。導入実績には、大規模な放送局や官公庁が含まれ、多岐にわたる用途で信頼を得ています。
多機能でありながら直感的に操作できる設計により、企業や施設の受付業務をスマートに支援します。
参考：VisitView
workhub Reception
出典：https://www.bitlock.workhub.site/product/reception
workhub Receptionは、月額3,000円から導入可能な低コストかつ多機能な受付システムです。QRコードを活用したチェックイン機能や、Googleカレンダー・Outlookとのスケジュール連携により、来訪者対応を効率化します。
また、スマートロックと連携することで完全無人受付を実現できる点が大きな特徴です。来訪者がチェックインすると、担当者にはビジネスチャットツールやアプリを通じて通知が届き、取次業務の負担を軽減します。
さらに、データ管理機能により、来訪履歴をCSV形式でダウンロード可能なため、セキュリティの強化と記録管理の効率化にも対応します。シンプルな操作性と柔軟なカスタマイズ機能を兼ね備えており、このシステムは特に中小企業やスタートアップ企業に最適です。
コンコンコール
出典：https://www.mee.co.jp/sales/security/comcon/
コンコンコールは、アナログ電話回線やLANを活用する柔軟性の高い受付システムです。電話呼び出しモデルと来客メッセージ通知モデルから選択可能で、企業のニーズに応じた運用ができます。スリムでシンプルな自立型デザインや、卓上型のコンパクトな設計により、設置スペースが限られた環境にも適応します。
また、セキュリティ機能も充実。自動ドアの開錠や通話履歴の管理、来訪者画像の記録といった機能を備えており、安心して利用できる設計です。また、受付画面や色調のカスタマイズが可能で、企業イメージに沿った受付デザインを作成できます。
導入実績としては、建設業や製造業をはじめ幅広い業種で採用されており、信頼性の高い製品として高い評価を受けているのも特徴です。さらに、選べる2つのプランが用意されており、コストと機能性のバランスを柔軟に調整できる点も多くの企業にとって魅力的といえるでしょう。
参考：コンコンコール
Face Touch
出典：https://www.team-lab.com/facetouch/
Face Touchは、写真から担当者を選べる画期的な無人受付システムです。来訪者は顔写真をタッチするだけで担当者を選択できるため、名前や部署を覚えていなくても直感的に操作できます。この機能により、初めての訪問でもスムーズに対応が可能です。さらに、担当者のプロフィール情報を事前に確認することで、親近感を高め、商談やコミュニケーションの促進につながります。
音声応答機能やiPad対応によって、設置環境や運用規模に柔軟に対応できるのも特徴です。また、専用アプリを使用することで、応答やメッセージ送信が簡単に行えます。この機能により、従来の内線電話が不要になり、業務の効率化が図れるでしょう。
さらに、Face Touchは、企業の雰囲気を象徴するインパクトのある受付として来訪者に印象を残すことも期待できます。洗練されたデザインと直感的な操作性により、企業の先進的な姿勢を効果的に伝えるシステムです。
参考：Face Touch
iPad受付システムらいきゃくん
iPad受付システムらいきゃくんは、内線電話を使用せずにスマートな受付業務を実現するシステムです。シンプルなUI設計により、初めての利用者でも直感的に操作できます。専用アプリをインストールしたiPad1台で運用できるため、初期費用や設置準備の負担を最小限に抑えられます。
来訪者から担当者への通知は、デスクトップにポップアップで表示される仕組みで、即座に応答可能です。低コストでの導入が可能で、基本プランは月額3,300円から利用できるため、中小企業やスタートアップに最適です。
また、待機画面のカスタマイズ機能を備えており、企業のブランドイメージを効果的に演出できます。さらに、初期設定サポートや無料トライアルも用意されており、導入ハードルの低さも大きな魅力です。
GuestCool
GuestCoolは、来訪者管理、設備予約、セキュリティ強化を一元化した統合型受付システムです。来訪者への案内をスムーズに行うだけでなく、会議室の予約管理も簡単にできます。これにより、来訪者の負担を軽減しながら受付業務の効率化をサポートします。
来訪者が到着すると担当者に自動で通知が送信され、迅速な対応が可能です。また、セキュリティゲートやバーコード付きKIOSK手続きと連携することで、安全性をさらに高めます。会議室の空き状況をリアルタイムで確認できる機能に加えて、定例会議の繰り返し設定にも対応しており、設備管理がより便利になります。
日本マイクロソフトをはじめ、多くの大手企業で採用されており、その信頼性は折り紙付きです。生産性向上とセキュリティ強化を同時に実現したい企業にとって、最適な選択肢となるでしょう。
参考：GuestCool
AIさくらさん
AIさくらさんは、AIを活用した次世代型の受付システムで、受付業務の自動化と柔軟な対応を両立します。音声認識やAIチャットを駆使し、来訪者の質問や案内に対応することで、従来の内線電話や有人対応による負担を大幅に削減します。
また、多言語対応機能を備えており、外国人来訪者にもスムーズな案内が可能です。特許取得済みの最新AI技術を活用し、データの安全管理と高いパフォーマンスを実現しています。さらに、業務内容に応じたカスタマイズが可能で、DX推進を目指す企業に最適なソリューションです。
多くの大手企業や自治体で採用されており、その信頼性と豊富な導入実績が高く評価されています。月額料金にはバージョンアップやサポートが含まれており、シンプルでわかりやすい料金体系も大きな魅力です。
参考：AIさくらさん
おくだけレセプション
出典：https://www.ntt.com/business/services/okudake_reception.html
おくだけレセプションは、タブレット1台で簡単に設置できるAI受付システムです。音声認識とタッチ操作を採用しており、来訪者が直感的に担当者を呼び出せる操作性の高さが特徴です。内線電話のような設備工事が不要で、タブレットと通信回線だけで導入できるシンプルな構成を実現しています。
受付から担当者の固定電話や携帯電話に直接通知が届く仕組みを備えており、取次作業を省きながら迅速な対応が可能です。月額11,000円という手頃な価格設定でありながら、企業イメージの向上や受付業務の効率化に大きく貢献します。
オフィス移転やリニューアル時に従来の受付方式を省力化・無人化したい企業に最適なソリューションです。
参考：おくだけレセプション
iPult
出典：https://www.meidentsu.co.jp/business-phone/phone/receipt/ipult.html
iPultは、iPadを活用して簡単に設置可能な無人受付システムです。アナログ内線を1本用意するだけで運用できるため、複雑な工事や高額な初期費用が不要です。訪問者の受付処理や解錠機能を組み合わせることで、セキュリティ性と利便性を両立します。
また、デジタルサイネージ機能を搭載しており、企業情報やプロモーション動画を表示することで、受付業務以外にも活用可能です。バイリンガル対応により、英語を話す来訪者にもスムーズに案内できます。
さらに、CSVデータの一括取り込みや週間カレンダーを活用した自動電源管理機能を備えており、日々の運用負担を軽減します。シンプルで高機能な受付ソリューションを手軽に導入したい企業にとって、最適な選択肢です。
参考：iPult
Colorkrew Biz
出典：https://colorkrewbiz.com/?source=portal_top
Colorkrew Bizは、受付業務をはじめ、さまざまな「名もなき仕事™」を効率化するビジネスコンシェルジュツールです。座席や会議室の管理、備品の貸出管理、郵便物の送付といった業務を一元化し、効率的な運用を可能にします。受付業務においては、QRコードを活用することで無人化を実現。来訪者のチェックインや通知がスムーズに行えます。
また、Microsoft 365やGoogle Workspaceと連携することで、スケジュール調整も簡単です。さらに、キャッシュレス決済やポイント管理の機能を搭載しており、社内業務の幅広い効率化を支援します。900社以上の導入実績があり、多くの企業で工数削減に成功しています。
commubo
commuboは、無人受付と訪問者管理を手軽に実現できるiPadベースの受付システムです。シンプルな操作性と柔軟なカスタマイズ機能により、企業の受付業務を効率化します。QRコードやタッチパネルを活用した受付方法を提供するほか、訪問者の記録管理や担当者への即時通知機能も備えています。
さらに、ビジネスチャットツールやカレンダーとの連携によって、アポイント管理がスムーズです。ICカードやスマートロックとの連携機能も搭載しており、セキュリティ強化を図りながら入退館管理を効率化します。
また、企業のブランドイメージに合わせた画面デザインのカスタマイズも可能です。初期費用を抑えた導入プランも提供されており、中小企業から大規模な組織まで幅広い規模で利用されています。
参考：commubo
Acall
出典：https://www.workstyleos.com/solutions/reception/
Acallは、受付業務をスマート化し、オフィス全体のワークスタイルを革新する受付システムです。QRコードを活用した非接触型受付や来訪者データの一元管理により、効率的かつスムーズな対応が可能になります。さらに、会議室予約や社員の在席状況を可視化する機能を備え、社内外のコミュニケーションをサポートします。
また、SlackやMicrosoft Teamsなどのツールと連携し、通知やアポイント調整を迅速に行うことも可能です。加えて、スマートロックとの連携機能を活用することで、入退室管理の効率化にも貢献します。直感的な操作性と多様な機能を持つAcallは、オフィス環境の最適化を目指す企業にとって信頼できるソリューションです。
参考：Acall
ReClip
ReClipは、簡単な操作でスマートな受付業務を実現するクラウド型受付システムです。QRコードを活用した非接触型の来訪者管理をはじめ、担当者への通知や来訪履歴の記録・管理が可能です。
さらに、入館証の発行やセキュリティゲートとの連携に対応し、高い安全性と利便性を提供します。クラウド上ですべてのデータを一元管理できるため、複数拠点を持つ企業にも適しています。柔軟なカスタマイズ機能を備えており、企業のブランドイメージに沿った画面デザインを設定可能です。
初期費用を抑えた月額課金制を採用しており、スタートアップ企業から大規模組織まで幅広い規模の企業で導入されています。シンプルで効果的な受付システムを求める企業に最適な選択肢です。
参考：ReClip
WowDesk
WowDeskは、シンプルで直感的な操作性を持つ無人受付システムです。QRコードを活用した非接触型受付を中心に、来訪者情報の管理や担当者への通知をスムーズに行えます。さらに、クラウド型システムにより、複数拠点での利用やデータの一元管理が可能です。スマートロックやICカードとの連携により、入退館セキュリティを強化し、安心で安全な環境を提供します。
また、デザインカスタマイズ機能を備えており、企業のブランドイメージを反映した受付画面を作成可能です。初期費用を抑えた月額課金制を採用しており、コストパフォーマンスに優れています。スタートアップ企業から大規模組織まで、幅広い企業に対応するWowDeskは、効率的で先進的な受付運用をサポートします。
参考：WowDesk
ChoiceRESERVE
出典：https://yoyaku-package.com/
ChoiceRESERVEは、来訪者の予約管理と受付業務を効率化するクラウド型システムです。一元管理により、事前予約から当日の受付までをスムーズに進めることができます。予約時に発行されるQRコードを活用することで、受付作業が効率的になる仕組みです。
ここでは、特に複数拠点や複数テナントに対応した柔軟な機能が特徴です。Microsoft 365やGoogleカレンダーと連携することで、会議室の予約管理や訪問予定の調整も簡単に行えます。さらに、来訪者履歴の記録機能やセキュリティゲートとの連携を活用することで、安全性を確保しつつ運用の効率化が可能です。
料金プランは幅広いニーズに対応しており、企業規模や業種を問わず利用されています。
成功した企業の受付システム活用法
受付システムを導入し成功した企業事例を紹介します。中小企業では業務効率化が図られ、大規模施設ではセキュリティ強化、IT企業では生産性向上と業務の最適化に貢献しました。これらの事例から、受付システムの有用性と、自社の規模や業務フローに適した活用方法を学ぶことができます。
中小企業が受付業務を効率化した成功事例
中小企業では、限られた人員で業務を回す必要があるため、受付業務の効率化が重要な課題です。ここでは、ある中小企業が受付業務を改善した具体的な事例を紹介します。
ある企業では、受付担当者が不在時に業務が滞るという問題を抱えていました。そこで、タブレット型の受付システムを導入することで、訪問者がタッチパネルを使って担当者に直接通知を送れる仕組みを整えました。これにより、訪問者が迅速に出迎えられるようになり、担当者を探す手間が大幅に削減されたそうです。
また、このシステムの導入は、従業員が本来の業務に集中できる環境を生む効果もありました。加えて、総務担当者の業務負担が軽減され、結果として社内全体の生産性向上につながったのです。
導入されたシステムはコストを抑えたシンプルな機能ながら、中小企業にとって非常に有効な選択肢となっています。この事例は、限られた予算で大きな成果を上げたいと考える企業にとって参考になるでしょう。
大規模施設でのセキュリティ強化事例
大規模施設では、多数の来訪者を管理しながら、セキュリティを強化することが求められます。ある企業では、顔認証機能付きの受付システムを導入することで、この課題を解決しました。来訪者は事前に登録した顔データを使用して受付を行うため、不正侵入のリスクが大幅に低減されました。
また、受付データをクラウド上で管理し、リアルタイムで入退室状況を確認できる仕組みも構築されています。さらに、セキュリティゲートと連携することで、認証済みの訪問者のみが建物内に入れる仕組みを導入し、施設全体の安全性が向上しました。この事例では、利便性と高度なセキュリティを両立させることに成功し、企業の信頼性向上にも寄与しました。
IT企業が業務効率化を図った事例
ここでは、IT企業が受付業務の効率化を実現した事例を紹介します。IT企業では、受付業務にかかる時間や工数を削減し、より効率的な業務運用を目指して受付システムを導入しました。ある企業では、この受付システムをクラウド管理機能と連携させ、来訪者情報をデジタルで一元管理できる仕組みを構築しています。
訪問者がQRコードをかざすだけで担当者に即座に通知が届くため、取次業務が不要になりました。その結果、従業員は受付応対に費やしていた時間を削減し、本来の業務に集中できるようになったのです。また、採用面接やクライアント訪問時においてもスムーズな対応が可能となり、企業イメージの向上にも貢献しています。このように、受付システムの導入効果は明確であり、IT企業における業務効率化に大きな成果をもたらしました。
受付システム導入の費用相場
受付システムの費用相場は、初期費用が0円～20万円、月額費用は3,000円～40,000円程度です。費用は機能の充実度や導入形態（タブレット型、クラウド型、ロボット型）によって変動します。導入前には、自社のニーズや規模に合わせて適切なシステムを選び、コスト対効果（ROI）を十分に検討することが重要です。
受付システムの導入にかかる初期費用
受付システムの初期費用は、選択するシステムの種類や導入形態によって異なります。タブレット型やクラウド型システムの場合、初期費用がかからないこともあります。ただし、専用機器やソフトウェアの購入が必要なケースでは、費用が発生する点には注意が必要です。例えば、タブレット端末やスタンドの購入費用はおおよそ3万円から10万円程度が相場です。一方で、AI機能を搭載した受付ロボットを導入する場合、費用が数十万円から数百万円に及ぶことがあります。
さらに、企業の規模や設置場所の条件により必要な端末の数が増えると、コストが上昇することも考慮が必要です。導入にあたっては、初期設定費用やサポート費用が別途発生する場合もあるため、事前にシステム提供会社から詳細な見積もりを取得し確認することをお勧めします。
また、無料トライアルを利用することで、初期投資を抑える方法を検討するのも有効です。
月額費用・ランニングコストの目安
受付システムの月額費用は、システムの機能や利用人数によって変動します。基本的な機能のみを備えたシンプルなシステムでは、月額3,000円から10,000円程度が相場です。一方、多言語対応やセキュリティ機能、会議室予約システムとの連携機能を追加すると、月額30,000円から50,000円程度になる場合もあります。
また、大企業向けの高度なシステムでは、月額10万円以上に達することもあります。クラウド型システムでは、更新費やデータ管理費が月額費用に含まれるケースが多く、長期的な利用でコストが蓄積しやすい点に注意が必要です。
一方で、オンプレミス型はランニングコストを低く抑えられる一方で、初期費用が高額になる傾向があります。自社の利用規模や必要な機能を明確にし、コストパフォーマンスを最適化することが重要です。
受付システムの費用対効果（ROI）を測る方法
受付システムの導入効果を測るには、費用対効果（ROI）の計算が不可欠です。まず、システム導入によって削減される人件費や時間短縮の効果を数値化します。具体的には、受付担当者の月給や業務時間を基準に、導入後の削減額を算出します。
また、業務効率化による生産性向上や、顧客満足度向上による間接的な利益も評価の対象です。来訪者対応時間の短縮は、顧客の待ち時間を減らし、企業の評価向上につながります。さらに、セキュリティ強化やペーパーレス化によるコスト削減を加味することで、ROIを総合的に明確化できます。
導入後は運用データを基に効果をモニタリングし、定期的に分析・改善を行うことで、投資回収期間を短縮し、最適な運用を実現することが可能です。
受付システムの導入手順
受付システム導入は、目的の明確化から始まり、製品選定、計画立案、テスト運用、トレーニングを経て本格稼働へ進みます。効果測定と運用改善を継続し、業務効率化とコスト削減の最大化を目指します。
導入目的を明確化する
受付システムの導入を成功させるには、現状の課題を特定し、導入目的を明確にすることが重要です。まず、受付業務のフローを可視化して、時間のロス、人員負担、セキュリティ面での課題を洗い出します。次に、KPIを設定し、効率化やコスト削減といった定量的な目標を明確にしましょう。また、目的や目標を導入担当者間で共有し、全員が同じ方向に進むための体制を整えることが重要です。導入の意義や期待される成果を具体化することで、システム選定と導入計画をスムーズに進めることができます。
市場調査と製品の比較検討
システム選定では、自社の課題や要件に合致した機能を持つ製品を比較することが重要です。製品の機能性、コスト、サポート体制に注目し、特に多機能型やカスタマイズ性の高いシステムを候補として検討しましょう。無料トライアルやデモを活用することで、操作性や実際の運用を具体的にイメージすることが可能です。また、ベンダーの信頼性や他社での導入実績を確認することも重要です。機能が充実している一方で、不要な機能が多いシステムはコストが高くなりがちで、運用が複雑になる可能性があります。自社のニーズに合った最適なシステムを見極めることが、成功の鍵となります。
社内で導入計画を立案する
システム導入に向けた計画立案では、全体のスケジュール、必要な予算、担当者の役割分担を明確にすることが重要です。初期設定やトレーニングの期間を考慮し、現場の業務に支障が出ないよう計画的に進める必要があります。IT部門と現場担当者が連携し、設定やテスト期間を組み込むことで、現場の声を反映させた運用体制を構築します。また、経営層への報告や関係部門との調整を行い、全社的な合意を得ることも重要です。計画立案の段階で全体像を共有することで、導入後のトラブルを最小限に抑え、スムーズな運用開始を実現できます。
システム導入
システム導入では、初期設定やデータ登録を適切に行うことが重要です。受付内容の表示設定や担当者データの登録を通じて、来訪者が直感的に操作しやすいメニュー構成を整えます。また、多言語対応やユーザーごとの受付設定も実施し、幅広いニーズに対応できる環境を構築しましょう。初期設定時には課題が発生する可能性があるため、サポート体制が充実した製品を選ぶことが大切です。さらに、来訪者の情報管理や通知機能のテストを実施し、システムが正常に稼働することを確認します。初期設定を確実に進めることで、システム導入後のスムーズな運用が可能になります。
社内でのテスト運用と改善
本格導入前には、社内でテスト運用を行い、システムの問題点や使い勝手を確認することが重要です。現場のフィードバックを収集し、操作性や機能に改善が必要な箇所を洗い出しましょう。例えば、受付通知の遅延や入力ミスといった課題が見つかった場合は、ベンダーと連携して迅速に改善策を実施します。また、シミュレーションを繰り返し、現場スタッフがシステムに慣れるための期間を十分に確保することも大切です。テスト運用を通じて、システムの運用体制を最適化し、導入後のトラブルを最小限に抑える準備を整えましょう。
スタッフと従業員へのトレーニング実施
システム導入後は、スタッフや従業員に対して操作トレーニングを実施し、システムの社内定着を促進することが重要です。基本操作やトラブルシューティング手順を教育し、操作マニュアルを整備して、全員が活用しやすい環境を整えましょう。操作方法の研修やシミュレーションを繰り返し行うことで、全スタッフが受付業務をスムーズに行えるようにサポートします。また、管理者やシステム担当者には、定期的なメンテナンス手順の共有や更新情報の周知も必要です。徹底したトレーニングを行うことで、システムの効果を最大限に引き出し、業務の円滑化と効率化を実現します。
導入後の効果測定と運用改善
システム導入後は、定期的に効果測定を行い、運用状況を確認することが重要です。KPIを基に、業務効率化やコスト削減の達成度を測定するとともに、現場のフィードバックを収集します。来訪者管理の精度や受付時間の短縮といった具体的な導入効果を数値化し、分析を行いましょう。運用中に発生した問題点は迅速に対処し、必要に応じてシステム設定を見直して改善します。効果測定と改善を繰り返すことで、受付システムの運用を最適化し、業務効率化とサービス品質の向上を継続的に実現することが可能です。
受付システムで業務効率化を実現しよう
受付システムは、企業の業務効率化やセキュリティ強化を実現するために欠かせないツールです。本記事では、受付システムのメリットとデメリット、選び方のポイントに加え、おすすめ製品について詳しく解説しました。また、導入手順や成功事例を通じて、具体的な活用方法を紹介しています。来訪者管理の効率化や人件費削減を実現するためには、自社の規模や課題に合ったシステムを選ぶことが重要です。受付システムの導入を通じて、業務効率の向上だけでなく、顧客体験の質を高めることを目指しましょう。
